La logística como una herramienta de gestión

La logística es una herramienta de gestión que permite administrar la cadena de suministros, es decir, el conjunto de procesos involucrados en la producción de un bien o en la prestación de un servicio, desde el principio y hasta que este se entrega al consumidor final.

La logística una herramienta estratégica

En este sentido, la logística es una herramienta estratégica que, al aplicarse correctamente, mejora la competitividad de la empresa haciéndola aumentar su liderazgo frente a cualquier otra organización del mismo rubro. La logística por sí misma no resulta en una fórmula mágica, necesita gestionarse de modo que pueda producir un impacto positivo en la administración eficaz y eficiente de la cadena de suministros.

Marcelo Carrillo Olivier y Freddy Chavier del programa de la Maestría en Administración con mención en Logística de la Universidad Internacional de Ciencia y Tecnología – Unicyt responden las siguientes preguntas sobre logística.

1. Cuáles son las principales tareas de las áreas de Logística y Cadena de Suministros, en su contribución al establecimiento de un servicio al cliente más efectivo.

El diccionario de la lengua española, RAE.es, define logística, en su cuarta acepción, como “conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa o de un servicio, especialmente de distribución.” Por su lado, la Universidad Politécnica de Cartagena en España, define cadena de suministros como una actividad que “engloba los procesos de negocio, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios intermedios y terminados que son ofrecidos y distribuidos al consumidor para satisfacer su demanda.”

En este sentido, la logística es la encargada de administrar la actividad operativa de la cadena de suministros, es decir, se encarga de planificar, controlar, implementar y organizar las actividades propias del modelo de negocio, mientras que la cadena de suministros coordina, de manera sistémica y estratégica, las funciones propias del negocio.

Tipos de flujos

López Fernandez (2010, Pág. 3) es enfático en señalar que dependerá del tipo de empresas las actividades comprendidas en las funciones logísticas: es así como en empresas industriales, en las que los procesos de producción transforman materias primas en productos finales, los procesos que abarcan sus actividades logísticas son los siguientes: “compra de materias primas – realización de pedidos, transporte, almacenaje y otros procesos necesarios para iniciar el proceso de producción – la fabricación, la distribución, la gestión del material logístico, el proceso de investigación de mercados que efectúa la previsión de las ventas para estimar el nivel de producción”; por otro lado, las empresas comerciales desarrollan, como parte de sus actividades logísticas “las compras de mercaderías bajo condiciones favorables, la distribución – procesar, preparar y transportar los pedidos de clientes”.  Como corolario de lo anterior, los procesos anteriores derivan en “dos tipos de flujos”, por un lado, se encuentra el “flujo de materiales” y por otro lado el “flujo de información”.  En ambos casos, podemos ver que la logística cumple la función de gestionar, de optimizar, la cadena de suministro, desde el inicio hasta que el producto se pone en manos del cliente. La cadena de suministro es el camino que recorre un producto desde sus inicios, incluso antes de adquirir su esencia como producto o servicio hasta que llega a manos del cliente final.

Una organización que descuida la adecuada gestión de la cadena de suministro, en consecuencia, descuida la eficacia del negocio lo que impactará en la satisfacción percibida por el cliente respecto de la prestación de servicio o la entrega del producto: simplemente una organización que no gestiona la cadena de suministros de manera adecuada descuida la esencia del servicio: satisfacer las necesidades de sus clientes.

Funciones específicas de la logística

Ahora bien, respondiendo la pregunta: las funciones específicas de la logística son: Planificar, Implementar, Organizar, Controlar los procesos y etapas de la cadena de suministro, independientemente del modelo de negocio de la organización, de modo que el producto o servicio cumpla con cada uno de los requisitos establecidos por el cliente, sea de manera implícita o explicita y este producto final sea un resultado de valor efectivo.

Cada una de estas funciones específicas hacen de la logística una herramienta crítica de éxito para la administración del negocio y la satisfacción plena del cliente, contribuyendo al establecimiento de un servicio al cliente más efectivo por las siguientes razones.

Planificar

Planificar, es el arte de darle forma a las acciones más diversas con el propósito de obtener resultados predecibles al ponerlos en práctica, dicho de otro modo, es la acción que permite programar actividades de manera sistemática para encaminarlas hacia el logro de metas u objetivos deseados. En este sentido, la planificación es la etapa que permite a que la cadena de suministros se ordene y se vuelva eficiente. El Administrador Logístico al planificar define la estrategia  definiendo los objetivos respecto de las metodologías a emplearse, incluyendo los costos, las políticas de costo y producción, evaluando cada una de las posteriores acciones empresariales, es decir, los elementos claves sobre los cuales ejercerá el control.

Una planificación equivocada producirá efectos contrarios a los deseados, lo que impactará en la efectividad plena en el servicio, por el contrario, una planificación acertada, que persigue la eficacia y la eficiencia, considerará en su confección un análisis profundo, de lo general a lo particular, respecto de cada componente en la cadena de suministros sin dejar nada a la casualidad presente.

Implementar

Implementar, la RAE (s.f.) define el término como “poner en funcionamiento o aplicar métodos, medidas, etc., para llevar algo a cabo.”; es este caso, cualquier planificación estratégica en un proceso logístico sería estéril sin una implementación adecuada. Un plan logístico debidamente planificado requiere de una serie de pasos de modo que su implementación en la organización sea eficaz y eficiente, es decir que se cumpla y que se cumpla al menor costo posible. Al implementar el administrador logístico debe lograr el compromiso de los recursos humanos mediante un enfoque al cliente en el cual se identifiquen las necesidades del cliente interno y externo, determine el modelo de negocio a seguir o el modelo de negocio al cual sirve, designar los responsable de las distintas etapas en la cadena de suministros, establecer procedimientos, registros y evaluaciones periódicas o auditorías a los procesos ejecutados.

Organizar

Organizar, Koontz y Weihrich (1998) señalan que organizar es “identificar y clasificar las actividades requeridas; agrupar las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos; asignar a cada grupo de actividades un administrador dotado de autoridad necesaria para supervisar, y estipular la coordinación horizontal y vertical pertinentes, en la estructura organizacional”. La logística sin esta función no podría coordinar las actividades en la cadena de suministros y es en este sentido que su rol de organización permite determinar los medios que se emplearán para alcanzar los objetivos, las estructuras pertinentes, relacionar los sistemas y procedimientos que permitan optimizar el mejor empleo de recursos, la distribución eficaz del trabajo entre el grupo estableciendo, a su vez, la autoridad necesaria.

Controlar

Controlar, si bien es cierto, en las etapas anteriores se ha señalado de manera indirecta que el control debe ser parte de cada uno de los procesos que conducen al éxito de la misión logística: lograr la eficacia y eficiencia de la cadena de suministros, la gestión de control es un proceso que debe desarrollarse en paralelo con los demás procesos de la organización, proceso que impactará directamente en determinar cuan eficaz y eficiente resulta la cadena de suministros en base al modelo de negocio adoptado por la organización. La función principal del proceso de control es entregar retroalimentación del desempeño de toda la gestión logística en cada una de las etapas, y su importancia radica en el hecho que permite responder a la pregunta: ¿cómo lo estamos haciendo? El control permite medir cuan eficaz ha resultado la implementación y cuan eficiente son los procesos involucrados.

2. ¿Cómo desarrollar dichas tareas tomando en cuenta las diferentes prioridades competitivas de la empresa?

Respecto de las prioridades competitivas de la empresa, resulta trascendente identificar el modelo de negocio que se haya adoptado. Sin una definición clara de la misión de la empresa, así como su visión en un horizonte determinado es difícil determinar que prioridades abordas. Por otro lado, tenemos el hecho que “el soporte que posibilita que el producto llegue al consumidor son las redes logísticas” (López Fernandez, Pág. 12) y es esta combinación de tareas las que permitirá una adecuada construcción de una plataforma logística eficiente, que se traduce en “condiciones económicas más ventajosas”. Estas condiciones económicas ventajosas, sumadas a aspectos como la calidad, la flexibilidad y el tiempo, representan las prioridades competitivas que harán que una empresa sea favorita respecto de otra y esto es, simplemente: logística eficiente.

La planificación adecuada va a depender del negocio al que se dedica la organización y que modelo emplea para aportar valor. En este sentido resulta concluyente identificar y definir cuál es el enfoque de proceso productivo de servicio o de producción de la organización y a que mercado se orienta, es decir definir los procesos de entrada, productivos y los procesos de salida. Adicionalmente, una tarea que debe ser tomada en consideración corresponde a la planificación agregada, concepto que “proporcionar los niveles generales de producción, inventarios y pedidos pendientes que fueron establecidos en el plan de negocios” (Schroeder 1994) con el propósito de equilibrar la oferta y la demanda de la producción y resultar con inventarios eficientes y a la vez eficaces. 

Una vez definidas las estrategias logísticas pertinentes, el proceso de implementación, que la acción que permite poner en la práctica todo lo planificado, va a requerir del compromiso de todos los involucrados, y en este caso va a resultar crucial el hecho de capacitar para lograr incrementar el rendimiento del equipo de trabajo, reducir los costes, reducir los plazos de ejecución, mejorar los procesos, tender a una mejor continua permanente y sostenible en el tiempo, motivar a los empleados en el logro de los objetivos y metas. Se requiere, entonces, fomentar la actitud y la toma de conciencia cada uno de los grupos involucrados, incluso en aquellos prestadores de servicios que son externos a la organización, pero que su gestión impacta en la conformidad del servicio o producto.

La organización de todo el conjunto de elementos que componen la cadena logística resulta concluyente para lograr la efectividad de lo planificado y lograr que la gestión integral sea eficiente.  David Hampton (1989) señala que “la administración corresponde a organizar, establecer relaciones efectivas de comportamiento entre las personas de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia”, y esto es precisamente lo que busca establecer y lograr la función logística: un trabajo en conjunto que sea eficiente.  Independientemente como cada empresa organice su estructura logística interna para establecer jerarquías y centralizar recursos, debe lograr una coherencia en el proceso coordinado y, una vez establecido, debe organizar su estructura logística externa para que mediante un proceso mancomunado se logren cumplir los objeticos planteados en el proceso de planificación logística.

El control, la administración de la cadena de suministro requiere de ser controlada, al respecto, Ronald H. Ballou (Pág. 744) señala que “el responsable de la logística es ahora gerente de procesos y no sólo un administrador de actividades”. Si analizamos la definición que se entrega en el documento técnico de la ISO (Pág. 3), “un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas o que actúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”, pero para que estas actividades se mantengan dentro de estándares previstos se requiere aplicarles herramientas de control, es decir, “realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los productos respecto de las políticas” (ISO/TC 176/SC 2/N 544R3).

¿Cuáles son las contribuciones de la logística a la productividad y competitividad de la empresa?

Las contribuciones de la logística a la productividad y competitividad de las organizaciones radica en el hecho que mejora del desempeño de la organización respecto del plan estratégico y en el sentido de optimizar los flujos de recursos, los flujos de información; estandarización de procesos respecto del logro de objetivos; optimización de la cadena de suministros; optimización en el mantenimiento de los costos de inventario y disponibilidad del inventario; aumento del nivel de confianza y fidelización de los clientes; emprendimiento de cursos de acción adecuados frente al surgimiento de un determinado problema; López Fernández (Pag. 7) señala que “la logística es fuente de ventaja competitiva”, y sustenta su postulado analizando el entorno económico actual basado en la competencia altamente globalizada en la cual las empresas deben “seguir estrategias que las diferencien de las demás y las hagan aumentar sus cuotas del mercado”.  López hace referencia al hecho que la gestión de operaciones, dedicada a la fabricación y distribución de bienes, “no ha sido considerada como una fuente de ventaja competitiva”, y, por tal motivo, los objetivos del área de producc ción se trazaban pensando en producir lo máximo al menor coste, cuestión que ha caído en la obsolescencia dado el auge de la producción japonesa entre las décadas de los 70 y los 80, con la fabricación de automóviles de bajo coste, pero alta calidad. La técnica japonesa hiso replantear los métodos productivos de occidente y adaptar sus políticas de producción a procesos más eficientes como el “just in time”, “cédulas de producción”, entre otras. La planificación de las operaciones y particularmente “la función logística tienen un efecto sobre las prioridades competitivas” (López Fernández (Pag. 7).

Fernández señala que las prioridades competitivas clásicas son “el coste, la calidad, la flexibilidad y el tiempo; así como la preocupación por el medio ambiente” y algo, que si bien el autor no lo hace presente, la tendencia mundial es considerar el impacto de mi negocio sobre las partes interesadas, cuestión que también debe ser considerada como punto para tener en cuenta en el desarrollo de cualquier plan logístico.

Podemos concluir con toda certeza que las contribuciones de Logística a la Productividad y Competitividad de las Organizaciones se resume en dos cuestiones fundamentales: eficacia y eficiencia: hacer lo prometido a un costo mejor que la competencia.

Conclusiones

Chiavenato señala que “el proceso estratégico es un conjunto integrado por decisiones acerca de la definición de objetivos, la elaboración de las estrategias para alcanzarlos y la elección de los cursos de acción que se seguirán para su debida consecución”. (Chiavenato 2011, Planeación Estratégica, Pág. 201). La logística es el conjunto de procesos que permite a la organización volver eficaz la cadena de suministros que le sea pertinente, por consiguiente, la logística forma parte del proceso estratégico que debe adoptar la alta gerencia para dirigir el negocio.

Fue Aristóteles quien hizo referencia a la necesidad de planificar los objetivos en la vida, con este pensamiento contradecía, de manera radical, la teoría platónica en la cual se hablaba de la infinitud de las cosas. Con este pensamiento realista, el filosófico griego, estableció que cualquier actividad que emprenda el hombre tiene un principio y un final, es este final el bien último que persigue el ser humano y, por ende, la presencia plena de que el objetivo es un elemento consciente o no en la naturaleza del Ser.  “¿Hay alguien que quiera emprender algo sin proponerse llegar a un término? Esto sólo se le ocurriría a un insensato. El hombre racional obra siempre en vista de alguna cosa, y esta mira es un fin, porque el objeto que se propone es un fin.” (Aristóteles (IV 2, 1003b6–10). En este sentido, la logística resulta ser el hilo conductor que permitirá al hombre alcanzar el fin ulterior en el largo camino de la gestión operativa de su empresa: la planificación oportuna; la implementación adecuada; la organización asertiva, basada en una comunicación eficaz de los objetivos y procesos, así como un control eficaz sobre cada uno de estos procesos, permitirá que cualquier actividad productiva y comercial resultare en un buen término y optimice resultados posicionando a la organización como un entrega que entrega valor de manera constante a sus clientes.

Bibliografía

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Mercosureconomic.com (2020) Vocabulario logístico comercial en inglés