Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar, los cinco componentes de la función administrativa de Henry Fayol hoy día continúan vigentes, son parte del proceso administrativo de toda organización y los cuales constituyen la clave del éxito de las normas ISO.
Fayol identifica las cinco funciones del proceso administrativo
Desde que Fayol publicara en 1916 «Administración Industrielle et Generale», la manera en que se gestionan los negocios ha experimentado un cambio positivo exponencial. Fayol identificó que en todo proceso administrativo existen cinco funciones elementales: Planificar, cuyo aporte consiste en definir los programas de acción mediante los cuales se va a encaminar la empresa; organizar, es la definición de la estructura administrativa que facilitará los proceso de trabajo de manea clara y dinámica; dirigir, representa el liderazgo puesto en escena, y es la manera en que se unifican los esfuerzo hacia una meta en común; coordinar, es el elemento clave en la generación de las competencias específicas para desarrollar las actividades propias del negocio, y el control, elemento clave que permite determinar si lo obrado es acorde con lo planificado.
La mejora continua un circulo virtuoso
Algunos años más tarde, esta vez de la mano de William Edwards Deming, estadístico norteamericano, surge un método de gestión denominado el ciclo PHVA (Planifica, Hace, Verifica, Actúa), el cual posee los mismos elementos de la función administrativa de Fayol, pero pensados para la mejora continua, cuya filosofía ha sido adoptada por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) para el diseño y desarrollo de estándares certificables.
Esta metodología para la gestión de sistemas fundamenta su éxito en la importancia que se le da al proceso de autoevaluación permanente y sistémico, a través de las auditorías y las conclusiones de auditoría las cuales conducen a un proceso de revisión de lo implementado con el propósito de mejorarlo o mantenerlo, pero erradicando cualquier desvío respecto de algún criterio cuyo principio directriz no sea conforme a lo planificado.
Cómo se vincula la teoría de Fayolo con las norma ISO
La mejora continua, al igual que las funciones administrativas de Fayol, inician con la fase “planificar”, que es el comienzo de todo: el diseño del sistema de gestión, el análisis del contexto de la organización, el conocimiento de sí misma, mediante el análisis de los aspectos internos y externos, así como en análisis de los riesgos y oportunidades de cada uno de los procesos. “Hacer” es el equivalente a las funciones dirigir – coordinar y es la etapa en la que se moviliza la fuerza y el talento hacia la acción; “verificar” se corresponde con controlar, y permite confrontar todo aquello que se planificó con lo efectivamente obrado por el talento de modo que se determinen desvíos, lo cuales se gestionan y ajustan mediante la fase “actúa”, que es una fase reactiva que permite validar lo obrado o corregir mediante el análisis del porqué del desvío y, de este modo, sentar las bases para volver a planificar, dando inicio a un nuevo ciclo de la mejora continua.
Deming y las cinco funciones
Si bien es cierto el “actúa” de Deming no se encuentra nombrado de manera explícita en las cinco funciones de Fayol, este elemento que forma parte de la mejora se encuentra implícito en la función “control”, la cual Fayol la veía como una oportunidad para comprobar y verificar lo planeado cotejándolo contra resultados de modo de tomar acciones concretas frente a potenciales fallos del proceso.
Fayol es el fundador de la teoría clásica de la administración y estableció los 14 principios administrativos, siendo además quien estableció las funciones básicas de la empresa, las cuales permitieron dividir las operaciones industriales y comerciales de manera de optimizar los recursos y al talento humano, lo que en las normas ISO se denomina “la orientación a procesos”.
Funciones básicas de la empresa
- Funciones técnicas
- Funciones comerciales
- Funciones financieras
- Funciones de seguridad
- Funciones contables
- Funciones administrativas
Además de la teoría clásica de administración, existen muchas otras que aportan valor al proceso de gestionar los recursos en el proceso de agregar valor; cada teoría se diferencia de otra en el enfoque, así como en el énfasis en que se concentra.
Teorías administrativas vigentes
- Teoría de administración científica de Taylor, pone énfasis en las tareas;
- Teoría de clásica de administración de Fayol, pone énfasis en la estructura;
- Teoría Neoclásica de Mayo y Munsterberg, pone énfasis en la estructura;
- Teoría de la Burocracia de Webber, pone énfasis en la estructura;
- Teoría de las Relaciones Humanas de Mayo, pone énfasis en las personas;
- Teoría del comportamiento organizacional de Maslow y Mc Gregor, pone énfasis en las personas;
- Teoría del desarrollo organizacional de Warren Bennis y Richard Beckhard, pone énfasis en las personas;
- Teoría estructuralista de Thompson, Etzioni, Balu, Burton, Clarje y Viet, pone énfasis en el ambiente;
- Teoría de la contingencia de Chandler, pone énfasis en la tecnología;
- Teoría de la administración por objetivos de Humble, levision y Lodi, pone énfasis en la estructura y las personas;
- Teoría de la gestión estratégica de Drucker, pone énfasis en las personas y le da mucha importancia al análisis y planificación estratégica en la organización.
- Teoría de la gestión por competencias de David Mc Clelland, pone énfasis en las personas dentro de los procesos cuando se emplea la tecnología.
La administración es una viga maestra
La administración es como una viga maestra sobre la cual se erige la estructura de un edificio, en este sentido el proceso administrativo debe ser considerado como pilar fundamental cada vez que un emprendedor inicia un proyecto; sin una administración eficaz no existe posibilidad de certidumbre respecto de la sustentabilidad de ningún proyecto, y de este modo, toda organización es vulnerable a lo sucede en su entorno; como no existe una total certeza respecto de lo que depara el futuro ni cómo va a impactar este en la organización, surge una enorme incertidumbre respecto de la posibilidad de ser sustentable o ser un total fracaso y la única manera de obtener cierto nivel de certidumbre es anticipándose a los hechos mediante una planificación estratégica adecuada en la cual se tomen en cuenta, al menos, los elementos clave de la teoría administrativa de Fayol y de la gestión de la calidad total de Deming.